Ewidencja wprowadzanych opakowań i produktów a BDO — tytuł tego artykułu, nie został wybrany przypadkowo. W związku z konsultacjami, jakie prowadzę oraz częstymi pytaniami przedsiębiorców, dotyczącymi prowadzenia ewidencji wprowadzanych opakowań oraz produktów sprowadzanych do kraju, postanowiłam rozwinąć ten temat.
Wytłumaczę Ci poszczególne pojęcia oraz pokażę różnicę dotyczącą wprowadzania opakowań, oraz wprowadzania produktów w opakowaniach na rynek krajowy.
W tym artykule podzielę się z Tobą moim doświadczeniem dotyczącym prowadzenia ewidencji oraz przedstawię dobre praktyki jak taką ewidencję prowadzić, z korzyścią dla Ciebie. Poruszę przy tej okazji kilka dodatkowych wątków ważnych dla wprowadzających produkty w opakowaniach. Szczegóły poniżej 😉
Jak prowadzić ewidencję wprowadzanych opakowań i produktów?
Zanim przejdę do omawiania ewidencji, chciałabym wytłumaczyć, czym jest opakowanie w świetle przepisów. Zgodnie z artykułem 3 Ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, opakowaniem jest wyrób, w tym wyrób bezzwrotny, wykonany z jakiegokolwiek materiału, przeznaczony do przechowywania, ochrony, przewozu, dostarczania lub prezentacji produktów, od surowców do towarów przetworzonych.
Opakowaniem będzie więc zarówno opakowanie jednostkowe, opakowanie zbiorcze, a także opakowanie transportowe. Przykłady opakowań: kartony, taśma, folia, palety, wypełniacze, etykiety, butelki z ich nakrętkami, słoiczki z wieczkami, pojemniki, worki, skrzynie itp.
Producenci lub importerzy wprowadzający na rynek krajowy puste opakowania, powinni prowadzić ewidencję opakowań, które w danym roku zostały przez nich wyprodukowane i wprowadzone.
W przypadku sprowadzania towarów z UE oraz importu towaru, prowadzenia sprzedaży wysyłkowej, pakowania i zabezpieczenia swojego towaru w celu bezpiecznego przetransportowania swojego produktu, firma powinna również prowadzić ewidencję opakowań, które zostaną wprowadzone wraz z produktem na rynek krajowy.
Przykład 1
Firma A, sprowadza z Chin skarpetki. Każda para skarpetek, złączona jest plastikową zapinką. Skarpetki pakowane są po 5 szt. do woreczka foliowego. Dodatkowo pudełkiem zbiorczym jest karton, w którym znajduje się 100 par skarpet. Kartony są zapakowane na paletę i owinięte folią strecz.
Firma, sprowadzając skarpety, wprowadza je wraz z opakowaniem po raz pierwszy do kraju. Ma więc obowiązek rozliczenia opakowań, które zostały wprowadzone wraz z produktem.
Firma A będzie musiała ująć w ewidencji wszystkie opakowania: zapinki, woreczki foliowe, karton, paletę i folię.
Przykład 2
Firma B, prowadzi sklep internetowy, kupuje produkty u polskich producentów i sprzedaje je dalej. Wysyłając produkty do klienta końcowego, pakuje je w karton, zakleja taśmą i nakleja etykietę.
Firma B będzie rozliczała się tylko z opakowań zakupionych i wykorzystanych do wysyłki produktów do klienta końcowego. Opakowaniem, które wprowadza po raz pierwszy na rynek krajowy, będzie karton, taśma oraz etykieta.
Opakowania jednostkowe, w których firma B otrzymała zakupiony towar, powinny zostać rozliczone przez wprowadzającego te produkty po raz pierwszy na rynek PL, a więc przez producenta.
Wiele osób myli ewidencję wprowadzonych opakowań i produktów w opakowaniach z ewidencją odpadów — o której napisałam oddzielny artykuł. Podstawową różnicą jest to, że ewidencję odpadów prowadzimy w systemie BDO i dotyczy ona tylko odpadów. Natomiast ewidencja opakowań, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy opakowań, które wprowadzane są na rynek. Ewidencja taka prowadzona jest poza systemem BDO i zgodnie z art. 22 ustawy o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi z dnia 13 czerwca 2013 roku, powinna być prowadzona w formie elektronicznej lub papierowej oraz zawierać informacje o masie wprowadzonych opakowań.
Pamiętaj!
Ewidencję opakowań i produktów BDO należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego informacje dotyczą.
Jak prowadzić ewidencję opakowań w kontekście BDO?
Wspominałam już, że ustawodawca zobowiązuje przedsiębiorców do prowadzenia ewidencji, która powinna zawierać informację o masie wprowadzonych opakowań. Na tym przepis się kończy i nie znajdziemy w ustawie wzoru takiej ewidencji. Zalecam jednak, aby ewidencja zawierała więcej szczegółowych informacji, które będziesz mógł wykorzystać w przyszłości. Skoro już jest taki obowiązek, to warto zrobić go dobrze i w taki sposób, żeby ułatwić sobie życie 😉
Ewidencja opakowań BDO – jednym z zadań ewidencji jest umożliwienie organom kontrolnym zweryfikowanie, czy raporty składane w BDO są zgodne ze stanem faktycznym. W sprawozdaniach nie tylko raportujemy masy wprowadzonych opakowań, ale także rodzaje wprowadzonych opakowań oraz wysokość opłaty na kampanie edukacyjne, którą wylicza się na podstawie ceny netto wprowadzonych opakowań. Dlatego zachęcam, aby rozszerzyć zakres ewidencji o dodatkowe informacje, co znacznie ułatwi gromadzenie danych niezbędnych do przygotowania corocznego sprawozdania w BDO. Dodatkowo warto umieszczać numery faktur, dotyczących danych opakowań, co ułatwi ich odszukanie i wykazanie poprawności ewidencji przy ew. kontroli. Reasumując — co powinna zawierać ewidencja opakowań:
- dane firmy i rok, którego dotyczy
- numery faktur
- datę zakupu
- datę wprowadzenia opakowania
- rodzaj opakowania (z jakiego materiału jest wykonany)
- masę opakowania danego rodzaju
- łączną cenę netto wszystkich wprowadzonych opakowań
Jak prowadzić ewidencję wprowadzanych produktów w kontekście BDO?
Osobno należy podejść do ewidencji wprowadzanych produktów. W tym przypadku kwestia jest trochę bardziej skomplikowana i zależy od rodzaju sprowadzanych produktów. Nie każdy przedsiębiorca, będzie musiał prowadzić taką ewidencję. Będziesz mieć taki obowiązek w przypadku, kiedy wprowadzasz na rynek krajowy sprzęt elektryczny i elektroniczny, baterie i akumulatory (również te, które są częścią wprowadzonego sprzętu), w przypadku wprowadzania opon, oleju, smaru, które mogą być częścią sprowadzanych pojazdów lub maszyn rolniczych. Zapoznaj się też z obowiązkami BDO importera samochodów , oraz ogólnymi kwestiami importu w kontekście BDO: https://biones.pl/rejestracja-bdo-a-import/.
Przypomnę, że importer aut w świetle przepisów uznawany jest za wprowadzającego po raz pierwszy na terytorium Polski takich produktów jak:
- opony
- oleje
- smary
Co zatem powinna zawierać ewidencja prowadzona przez takiego przedsiębiorcę? Poniżej dane, które wg mnie powinny zostać zawarte w takiej ewidencji:
- dane firmy i rok, którego dotyczy
- data oraz liczba sprowadzonych aut
- numer umowy/faktury
- masę i rodzaj akumulatorów w nich zawartych
- masę oraz rodzaj baterii w nich zawartych
- masę opon
- masę olei
- masę smarów
Pozostała jeszcze do przybliżenia kwestia ewidencji sprzętu elektrycznego i elektronicznego. W tym przypadku ustawodawca wyróżnia 7 grup, do których należy zaklasyfikować dany sprzęt.
- Sprzęt działający na zasadzie wymiany temperatury
Chłodziarki, zamrażarki, sprzęt wydający automatycznie produkty schłodzone, sprzęt klimatyzacyjny, sprzęt do osuszania, pompy ciepła, grzejniki zawierające olej i inny sprzęt działający na zasadzie wymiany temperatury stosujący do celów wymiany temperatury płyny inne niż woda.
- Ekrany, monitory i sprzęt zawierający ekrany o powierzchni większej niż 100 cm2
Ekrany, odbiorniki telewizyjne, cyfrowe ramki LCD do zdjęć, monitory, laptopy, notebooki.
- Lampy
Proste lampy fluorescencyjne, kompaktowe lampy fluorescencyjne, lampy fluorescencyjne, wysokoprężne lampy wyładowcze, w tym ciśnieniowe lampy sodowe i lampy metalohalogenkowe, niskoprężne lampy sodowe, diody elektroluminescencyjne (LED).
- Sprzęt wielkogabarytowy, którego którykolwiek z zewnętrznych wymiarów przekracza 50 cm
Pralki, suszarki do odzieży, zmywarki, kuchenki, piekarniki elektryczne, elektryczne płyty grzejne, oprawy oświetleniowe, sprzęt do odtwarzania dźwięku lub obrazu, sprzęt muzyczny, z wyjątkiem organów piszczałkowych zainstalowanych w kościołach, urządzenia używane do dziania i tkania, komputery wielkogabarytowe – mainframe, drukarki wielkogabarytowe, sprzęt kopiujący, wielkogabarytowe automaty uruchamiane monetą, wielkogabarytowe wyroby medyczne, wielkogabarytowe przyrządy do monitorowania i kontroli, wielkogabarytowe urządzenia automatycznie wydające produkty i pieniądze, panele fotowoltaiczne.
- Sprzęt małogabarytowy, którego żaden z zewnętrznych wymiarów nie przekracza 50 cm
Odkurzacze, zamiatacze do dywanów, urządzenia do szycia, oprawy oświetleniowe, kuchenki mikrofalowe, sprzęt wentylujący, żelazka, tostery, noże elektryczne, czajniki elektryczne, zegary i zegarki, golarki elektryczne, wagi, urządzenia do pielęgnacji włosów i ciała, kalkulatory, odbiorniki radiowe, kamery wideo, sprzęt wideo, sprzęt hi-fi, instrumenty muzyczne, sprzęt do odtwarzania dźwięku lub obrazu, elektryczne lub elektroniczne zabawki, sprzęt sportowy, komputery rowerowe, do nurkowania, biegania, wiosłowania itd., czujniki dymu, regulatory ciepła, termostaty, małogabarytowe narzędzia elektryczne i elektroniczne, małogabarytowe wyroby medyczne, małogabarytowe przyrządy do monitorowania i kontroli, małogabarytowe urządzenia automatycznie wydające produkty, mały sprzęt ze zintegrowanymi panelami fotowoltaicznymi.
- Małogabarytowy sprzęt informatyczny i telekomunikacyjny, którego żaden z zewnętrznych wymiarów nie przekracza 50 cm
Telefony komórkowe, GPS, kalkulatory kieszonkowe, routery, komputery osobiste, drukarki, telefony.
- Panele fotowoltaiczne
Co zatem należy zawrzeć w ewidencji sprzętu elektrycznego i elektronicznego? Ponownie moje sugestie poniżej:
- dane firmy i rok, którego dotyczy
- data oraz numer faktury
- masa wprowadzonego sprzętu
- grupa, do której należy dany sprzęt
- łączny przychód netto ze sprzedaży sprzętu
Wszystkie wyżej wymienione sugestie nie dość, że spełniają wymogi ustawodawcy to dodatkowo zawierają niezbędne informacje potrzebne do przygotowania sprawozdania w BDO. Warto zaznaczyć, że systematyczne prowadzenie ewidencji znacznie usprawnia proces raportowania w BDO. Większość tych danych jest niezbędna do przygotowania sprawozdania. Zebranie danych z całego roku będzie dużo bardziej czasochłonne, dlatego warto prowadzić ewidencję na bieżąco.
Ważne! Ewidencja wprowadzanych opakowań i produktów a BDO
Opakowaniem jest wyrób, w tym wyrób bezzwrotny, wykonany z jakiegokolwiek materiału, przeznaczony do przechowywania, ochrony, przewozu, dostarczania lub prezentacji produktów, od surowców do towarów przetworzonych.
Uzyskanie wpisu do BDO przez wprowadzającego produkty w opakowaniach
Wyjaśniając kwestie związane z ewidencją, wspomniałam też o obowiązku sprawozdawczości, który jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorców zobligowanych do przestrzegania przepisów związanych z BDO. Jednak, aby móc wywiązać się z tego obowiązku trzeba uzyskać wpis do BDO oraz mieć aktywny dostęp do systemu. Więcej pisałam o tym w artykule: Rejestr BDO — Sprawdź, co to jest i dowiedz się jak dokonać rejestracji w systemie. Tu chciałam tylko przypomnieć, że uzyskanie wpisu powinno nastąpić jeszcze przed rozpoczęciem działalności, a urząd ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku i nadanie numeru. Jeżeli w Twoim przypadku jeszcze nie zostały podjęte działania w celu uzyskania wpisu do BDO pomimo prowadzonej działalności zachęcam do zapoznania się z kolejnym artykułem: Rejestracja BDO po terminie – kiedy i jak dokonać wpisu.
Czy sprawozdanie BDO jest obowiązkowe?
Często dostaję od Was pytania, czy sprawozdanie BDO jest obowiązkowe. Odpowiedź jest jednoznaczna — tak, jest obowiązkowe. Sprawozdanie trzeba składać co roku do 15 marca, uwzględniając w nim zarówno dane za rok bieżący jak i dane za rok poprzedni. Od 2019 roku sprawozdania można składać tylko i wyłącznie w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu BDO. Są jednak pewne wyjątki, kiedy przedsiębiorca nie będzie miał tego obowiązku, a to wyjaśnię w odpowiedzi na kolejne często zadawane pytanie.
Kto nie musi składać sprawozdania BDO?
Pomimo że sprawozdanie BDO jest obowiązkowe, to są sytuacje, w których dany przedsiębiorca nie będzie musiał składać sprawozdania. Tak będzie w przypadku, kiedy w danym roku nie wprowadzasz produktów w opakowaniach. Jest to oficjalna informacja widniejąca na stronie BDO: https://bdo.mos.gov.pl/news/informacja-o-terminie-skladania-sprawozdan-w-systemie-bdo-oraz-o-tzw-sprawozdaniach-zerowych/. Jednak w praktyce, brak złożenia sprawozdania może skutkować kontrolą lub wezwaniem do złożenia wyjaśnień, dlaczego przedsiębiorca nie dopełnił tego obowiązku.
Dlatego, w takich przypadkach rekomenduję złożenie tak zwanego sprawozdania zerowego. Jest to jasna informacja dla urzędu, że nie zapomnieliśmy o nałożonych obowiązkach. Pozwala to również uniknąć składania wyjaśnień, co np. po kilku latach może przysporzyć sporo kłopotu, gdy będziemy musieli odtworzyć już dawno zapomniane sprawy.
Jaka kara za brak opłaty produktowej?
Na koniec chciałam jeszcze poruszyć kwestię opłaty produktowej. Jest to opłata, którą należy uiszczać w przypadku niezapewnienia odpowiedniego poziomu recyklingu dla opakowań, które zostały wprowadzone wraz z produktami na teren PL. Opłatę produktową należy uiścić do 15 marca każdego roku, a wylicza się ja na podstawie masy opakowań wprowadzonych wraz z produktami. I tu również z pomocą przychodzi nam na bieżąco prowadzona ewidencja 🙂
Nie należy lekceważyć tego faktu, gdyż w przypadku braku opłaty produktowej marszałek województwa ustala, w drodze decyzji, wysokość zaległości z tytułu opłaty produktowej. W przypadku niewykonania decyzji w ciągu 14 dni, nakładana jest dodatkowa opłata produktowa w wysokości odpowiadającej 50% kwoty niewniesionej opłaty produktowej.
Podsumowanie
Obowiązek, który nakłada Ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, dotyczący prowadzenia ewidencji, jest bardzo ważny. Ewidencja jest dokumentem, który będzie podstawą do złożenia prawidłowo wypełnionego sprawozdania oraz wyliczenia opłaty produktowej i opłaty na kampanie edukacyjne.
Należy pamiętać, że rodzaj prowadzonej ewidencji będzie zależał od zakresu i rodzaju prowadzonej działalności.
Ewidencję prowadzoną poza systemem BDO, należy przechowywać przez okres 5 lat, a za brak ewidencji ustawodawca przewidział surowe kary w wysokości od 5 tys. a nawet do 1 mln zł.
* powyższy artykuł ma charakter informacyjny i ma na celu poszerzanie świadomości przedsiębiorców w zakresie obowiązków związanych z Bazą Danych o Produktach i Opakowaniach oraz Gospodarce Odpadami (DBO)
